Vosapex.ru

Ремонт и отделка
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Образец служебной записки; Довожу до вашего сведения

Образец служебной записки: «Довожу до вашего сведения….»

Мне по должности приходится ежедневно составлять различные документы. Важно свободно ориентироваться в существующих разновидностях строгих и произвольных форм, а также, иметь представление о том, как написать тот или иной документ, какие данные указать и какие сведения в нем изложить.

Образец служебной записки можно легко найти в интернете и при составлении воспользоваться таким примером.

Поскольку причин для написания документу может быть немало, важно правильно написать документ и изложить суть вопроса в простой, лаконичной и понятной форме.

О некоторых особенностях составления формы служебной записки «Довожу до вашего сведения…» сегодня будет рассказано в моей заметке.

Нюансы и особенности оформления деловой корреспонденции

Пример написания любого документа сегодня можно найти в Сети, при составлении официального обращения, необходимо основываться на главных правилах и рекомендациях по составлению деловой корреспонденции.

Основным требованием является то, что в документе недолжно быть личного мнения гражданина, а также, различных приукрашиваний, текста с эмоциональной окрашенностью, угроз.

Крайне важна грамотность составления обращения, не допускается использование просторечий и разговорных выражений. Рапорты и служебные записки составляются по специальным шаблонам и имеют, обычно, следующую структуру:

  • данные о составителе и получателе документа;
  • краткое изложение сути вопроса;
  • подпись исполнителя и дата обращения.

С учетом того, при каких обстоятельствах будет подан документ, в форму добавляются некоторые дополнительные элементы. О том, как пишется служебная записка, подробнее будет рассказано дальше.

В каких ситуациях составляется служебная записка

Адресуется данный документ руководителю предприятия или конкретного отдела. Обычно, документ используется для улучшения производственного процесса или при необходимости урегулировать сложную ситуацию в коллективе.

Иными словами, обращаясь к служебной записке, работник пользуется своего способом вертикальной коммуникации, когда нужная информация от работника поступают напрямую руководителю.

Основная цель написания такого документа заключается в том, чтобы привлечь внимание начальства к проблеме и побудить его предпринять необходимые действия для ее разрешения. При определенных обстоятельствах, записка составляется и подается по инстанции, исключительно в информативных целях.

Документ является строго внутренним и за пределы компании не выходит. Несколько слов стоит сказать о цели написания документа. На самом деле, основания для составления «служебки» могут быть различными:

  1. Чтобы снять с себя ответственность о совершенном нарушении со стороны подчиненных. При поступлении такого документа, начальник не сможет предъявить претензии к гражданину в будущем.
  2. Для получения защиты. Если работник испытывает на себе несправедливость и придирчивое отношение со стороны вышестоящего персонала, то можно использовать данную форму обращения для урегулирования вопроса мирным путем. Если этого сделать не удастся, то следующая инстанция – это суд, где служебная записка может стать дополнительным доказательством.
  3. С целью исправления ситуация, связанных с нарушением производственного процесса и подлежащих урегулированию.
  4. Для повышения эффективности труда.
Читайте так же:
Как сидеть вдвоем без стула

С учетом оснований и целей составления такой документации, различаются и виды служебных записок.

Какие виды служебных записок бывают

Несмотря на то, что классификация таких форм весьма проста, иногда возникает недопонимание, какой вид документа использовать для конкретной ситуации. В частности, выделим наиболее известные разновидности записок:

  1. По содержанию документы бывают: информативные, отчетные и инициативные.
  2. С учетом адресата: внутренние и внешние.
  3. Различаются документы исходя из изложенных в них фактах.

Учитывают приведенную классификацию, стоит выбирать подходящий формат документа и составлять записку по имеющемуся примеру.

Кто может стать автором «служебки»

Формально, составить такой документ может любой сотрудник, однако здесь требуется четко соблюдать субординацию. Иными словами, перешагивать через голову непосредственного начальника не стоит, а нужно подавать записку именно ему.

В свою очередь, руководитель отдела или подразделения должен направить документ уже гендиректору, если решить вопросы по обращению он самостоятельно не может. Исключением в этом случае является начальник подразделения, который вправе сразу обратиться к вышестоящему руководству.

Подав обращение, гражданину не следует ждать письменного ответа, поскольку главной реакций не поступивший документ является наложение резолюции от начальника.

Заключение

Написание служебной записки встречается на крупных предприятиях, где работает немало людей и сложно уследить за ситуацией на местах. Такой подход позволяет руководству предприятия быть в курсе событий и своевременно предпринять необходимые меры по разрешению сложных, а порой и конфликтных ситуаций.

При составлении обращения важно учитывать различные нюансы и требования, которые предъявляют действующие стандарты. Лишь в этом случае документ будет иметь значимость.

Служебная записка на списание материальных ценностей

Служебная записка как источник первичной информации

Чтобы списать сломавшийся принтер, сгоревший компьютер или иную материальную ценность, нужно своевременно информировать руководство об их состоянии (появлении дефектов, неисправностей, истечении срока эксплуатации, моральном устаревании и др.).

Сделать это лучше в письменной форме в виде служебной записки о списании материальных ценностей.

Служебная записка является первичным источником информации для запуска процедуры списания материальных ценностей. Ее отличительные признаки:

  • записка является внутренним документом компании (не относится к первичным бухгалтерским или налоговым документам);
  • она не имеет законодательно утвержденной формы, отсутствуют обязательные для всех требования к ее реквизитам и оформлению;
  • ее составляет материально ответственное лицо или сотрудник фирмы, за которым закреплено имущество, в произвольной форме на имя руководителя фирмы, подразделения компании или в адрес иного ответственного лица.

В крупных компаниях (с большой номенклатурой материальных ценностей, сложной организационной и управленческой структурой) форма служебной записки и порядок ее оформления обычно регламентированы внутренним локальным актом (положением, приказом, распоряжением). В них не только разрабатывается шаблон служебной записки, но и устанавливаются требования к ее содержанию и структуре.

Читайте так же:
Fallout 4 матушка мерфи стул

В небольших фирмах и микропредприятиях служебные записки могут не оформляться. Руководство таких компаний все свои материальные ценности контролирует лично и отсутствие/наличие служебной записки в данном случае не играет роли (записка не является отчетно-учетным документом).

Как составить служебную записку о списании материальных ценностей?

Если в вашей компании служебные записки оформляются по специальному шаблону, следуйте установленным правилам и заполняйте записку в указанном порядке. Если таких правил нет, а руководство требует от вас служебную записку по пришедшему в негодность имуществу, подскажем вам несколько правил ее оформления:

  • придерживайтесь общей структуры делового письма (подробности о структуре см. в следующем разделе);
  • используйте для оформления записки стандартный белый лист формата А4 (не допускается написание служебных записок на клочках бумаги, на малоформатной бумаге для заметок или на цветной бумаге);
  • применяйте только деловую лексику при написании текста;
  • излагайте суть лаконично, без лишних деталей и описаний;
  • не включайте в текст записки информацию, не относящуюся к ее основной теме.

И еще несколько рекомендаций:

  • сделайте 2 экземпляра записки (или 1 оригинал и копию);
  • зарегистрируйте оригинал записки в журнале входящей корреспонденции — так вы повысите шансы ее попадания по назначению;
  • копию (или второй экземпляр) с отметкой о номере и дате по журналу входящей корреспонденции оставьте у себя — это подтвердит то, что вы исполнили свою обязанность и вовремя известили руководство, а также избавит вас от ненужных разбирательств (если ваше послание затеряется);
  • будьте готовы дать устные пояснения руководству по сути, изложенной в служебной записке.

Что написать в тексте служебной записки, расскажем далее.

Как составить другой вид служебки — на командировку, смотрите здесь.

Что и в каком порядке указать в служебной записке?

Структура служебной записки выглядит так:

  1. Заглавная часть.

В правой верхней части листа укажите:

  • должность и Ф. И. О. руководителя (или иного ответственного лица), в адрес которого направляется записка (например: «Заместителю директора по хозяйственной части ООО „Ритм“ Жукову П. Л.»);
  • свою должность и Ф. И. О. (например: «от инженера-проектировщика Тумановой Л. И.»).
  1. Описательная часть:
  • в середине листа укажите кратко название документа (например: «Служебная записка по списанию материальных ценностей»);
  • под названием (начиная с начала строки после отступа) изложите основной текст, в табличной или текстовой форме раскройте все важные аспекты: название материальных ценностей, их инвентарные номера, места нахождения, описание дефектов, причины их возникновения, выводы о необходимости списания.
  1. Заключительная часть.

Под текстом записки поставьте дату его составления и подпишите. Свою подпись расшифруйте, проставив фамилию и инициалы.

  1. Приложения.

Чтобы ваши выводы не казались голословными, подкрепите их соответствующими документами: обоснованием необходимости проведения независимой экспертизы, заключением специалистов компании о невозможности ремонта, предварительными расчетами стоимости ремонта, превышающими затраты на покупку нового аналогичного имущества, и др.).

Читайте так же:
Вечером стулья утром

Образец служебки на списание материальных ценностей представлен ниже:

Примеры формулировок описательной части служебной записки

Из всех разделов служебной записки, о которых мы говорили в предыдущем разделе, затруднение обычно вызывает описательная часть. Чтобы облегчить вам задачу, мы подготовили несколько вариантов формулировок.

5 образцов оформления докладной записки — правила и рекомендации по написанию

Докладная записка относится к категории локальной документации. В документообороте принято считать, что она всегда должна включать выводы и предложения составителя. Однако это не так – локальными актами предприятие может отрегулировать область ее применения и полноту составления.

Для решения наиболее важных вопросов оформлять документ лучше в соответствии с действующими государственными стандартными в сфере делопроизводства и документооборота. Ниже приведено несколько образцов оформления докладной записки в различных случаях.

Для чего нужна и когда оформляется докладная записка?

Докладная записка всегда адресуется вышестоящим должностным лицам. Согласно классификатору ОКУД, она помечена под номером 0286041 и введена для стандартизации процесса информационного обмена между компанией и ее работниками.

Функции докладных записок разнообразны:

  1. Информационная – служит уведомлением руководству о какой-либо проблеме, которую нужно решить в скором времени, чтобы сотрудники могли беспрепятственно выполнять должностные обязанности.
  2. Менеджмент – сотрудники могут предложить иные, более продуктивные решения производственных или административно-хозяйственных проблем.
  3. Локально-социальная – документ помогает разрешать конфликтные ситуации, доносить сведения о принятии решения, настроении внутри коллектива и прочее.
  4. Подготовка отчетности – регулярных отчетов, известий об успешном выполнении дополнительного задания, происшествиях, которые возникли в ходе работы и прочего.

С учетом причин и задач докладных записок, их можно определить на 3 большие категории.

Группы бывают такими:

  1. Информирующая – доносящая о любых действиях или ситуациях, которые связаны с выполнением трудовых обязанностей.
  2. Отчетная – докладывает о завершении, начале процесса, его результатах и прочее.
  3. Инициативная – в ней автор вносит предложения по работе.

По типу адресата докладные подразделяются на внешние (направляемые руководителям других учреждений) и внутренние (предназначенные руководителям своей организации).

По типу содержания:

  • достижения и представления на награждение;
  • невыполнении обязанностей или нарушении дисциплины какого-либо лица;
  • несоблюдение трудового распорядка лицом.

Оформляться записка может и в других случаях, если подобная практика обычна для конкретного предприятия.

Чем отличается от служебной?

Служебная записка подразумевает обмен информацией или предложениями между субъектами одинакового статуса. А при оформлении докладных всегда соблюдается принцип субординации: документ направляется вышестоящему по должностной лестнице лицу.

Рядовой сотрудник не всегда может направить докладную главному управляющему предприятия, сохраняется «субординация»: работник направляет записку непосредственному руководителю, а тот в свою очередь – генеральному директору и так далее.

К тому же, служебная не имеет своего кода по ОКУД, а также закрепленных в ГОСТ правил оформления. Можно обобщено сказать, что jyf является «облегченным» вариантом, потому что по сути не может быть направлена главе всей организации.

Читайте так же:
Пни как стулья

Как оформить?

Этот вид документации создается по правилам, приведенным в ГОСТ 6.30-2003. Записка оформляется на обычном листе, наличие специализированных бланков не предполагается.

Унифицированная форма для внутренней и внешней докладной:

  1. В верхнем левом углу приводится наименование подразделения и ФИО работника.
  2. В противоположном углу (правом верхнем) указывается, на чье имя составлен документ.
  3. Ниже по центру листа приводится наименование с заглавной буквы без знаков препинания. Ниже приводится дата оформления документа.
  4. В основной части расписывается проблема, из-за которой была составлена. Чаще всего этот раздел оформляют в виде трех раздельных блоков (каждый с нового абзаца): причины составления, варианты решения проблемы, выводы и рекомендации автора.
  5. В нижней части составитель указывает свою должность, ставит подпись и расшифровывает ее.

Записка на имя генерального директора и других высокопоставленных лиц должна иметь подпись непосредственного начальника сотрудника, направляющего записку (без подписи разрешено подавать документ только в том случае, если работник в записке оформляет жалобу на своего начальника).

При оформлении внешней записки нужно добавить несколько реквизитов:

  • адрес компании-адресанта;
  • адрес и название адресата.

Канцелярия предприятия-составителя также обязана присвоить письму исходящий номер и отразить на конверте всю контактную информацию об авторе.

Скачать образец

Выводы

Докладная записка оформляется по ГОСТ 6.30-2003 и имеет номер ОКУД 0286041. Всегда направляется вышестоящему лицу с целью обсудить какую-либо проблему и предложить оптимальные пути ее решения.

Для создания не требуются специальные бланки. Существует несколько классификаций докладных записок, но все они оформляются по схожей схеме.

Служебная записка на приобретение

Одним из способов обосновать затраты организации является служебная записка на приобретение. Речь идет о приобретении в служебных целях какого-либо материального товара. Тогда в составе других документов бухгалтерия сможет, к примеру, обосновать понесенные расходы, возместить НДС и осуществить иные действия по учету материальных ценностей.

Исполнять служебную записку будет, как правило, бухгалтерия. Возможно, вместе с другим отделом (закупки, снабжения и т.п.). В рублике о том, как написать служебную записку мы утверждаем, что составлять ее нужно на имя руководителя организации. В случае приобретения материальных ценностей — тем более. Если только в организации не принято обращаться в структурное подразделение напрямую.

Пример служебной записки на приобретение

Служебная записка на приобретение программного обеспечения

В связи с истечением срока действия договора на предоставление права доступа к правовой системе «ЮристОбщества» № 84 от 01.05.2021 г. прошу дать поручение в отдел снабжения и отдел бухгалтерии о приобретении программного обеспечения «Доступ к правовой системе «ЮристОбщества» или «Консалтинг» в целях надлежащей работы юридического отдела.

Программное обеспечение необходимо установить на 2 персональных компьютера — начальника юридического отдела Агафеевой Ирины Павловны, а также главного юрисконсульта Потапова Виктора Сергеевича.

Читайте так же:
Ильф петров 12 стульев краткое содержание

Начальник юридического отдела Агафеева Агафеева И.П.

Главный бухгалтер Петренко В.А.

Как составляется служебная записка на приобретение товара, оборудования, компьютера, принтера, материалов и т.п.

Приобретение любых ценностей в организации должно быть обоснованным. И это обоснование и составит основной текст служебной записки. Используйте такие словосочетания, как: «в связи», «с целью», «по причине производственной необходимости» и т.п. При этом необходимость может быть плановой. Например, истечение срока службы, срока годности. Так и по причине различных ЧП или поломки. Все эти сведения важно отразить в служебной записке.

Структура документа выглядит следующим образом:

  1. Адресат — руководитель организации. Допустима подготовка служебной записки на имя начальника структурного подразделения, где трудится сотрудника.
  2. Составитель служебной записки — должности и фамилия, инициалы
  3. Наименование документа: служебная записка на приоберетение
  4. Основной текст с указанием, что именно приобрести, какой марки, комплектации, фирмы, количества, ассортимента, технические характеристики
  5. Подпись сотрудника
  6. Согласование. Как правило, служебная записка на приобретение требует согласования с бухгалтерией.

После получения записки руководитель проставляет свою резолюцию в левом верхнем углу. Соответственно, с указанием тех действий, которые следует предпринять.

Оформление служебной записки сотрудник осуществляет по общим правилам ГОСТа или принятых в организации.

Служебная записка на приобретение

18 вопросов по теме

как правильно написать служебную записку на приобретение сотового телефона

Пишите по этому образцу. В записке обоснуйте необходимость приобретения. Укажите с какой целью необходимо приобрести телефон и как он будет использоваться в служебной деятельности. Какие функции должен выполнять телефон. Желательно указать модель и приблизительную стоимость в магазинах вашего города.

служебная записка на закупку светильников

Можно составить по представленному образцу.

служебная записка на приобретение ткани для стенда в школе и цветной бумаги

Пишите по этому образцу.

служебная записка на покупку дверей межкомнатных в организации

Пишите по представленному образцу, описывая вашу ситуацию и необходимость приобретения.

служебная записка на приобретение искусственной новогодней елки

Пишите в свободной форме, указав параметры приобретаемого товара, его стоимость и обоснуйте необходимость приобретения.

как составить служебную записку на приобретение

В качестве основы возьмите размещенный на сайте образец.

Добрый вечер! Как начать служебную записку о приобретении спецодежды нестандартного размера?

Служебную записке на приобретение спецодежды нестандартного размера составьте по образцу, размещенному на сайте.

Как написать служебную записку о приобретении масляного обогревателя

Написать записку на приобретение можно по образцу размещенного примера, обосновав необходимостью соблюдать санитарные нормы по температуре в помещении.

как написать обоснование на покупку компьютера на школу

Служебную записку на приобретение компьютера составляйте по алгоритму, опубликованному в статье. Обоснованием будет являться служебная необходимость и конкретная цель приобретения.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector